Beleid ziekteverzuim 2019 vraagt waakzaamheid or

Maandag 17 december 2018 / Koen Langenhuysen

Bij talloze ondernemingen voldoet het ziekteverzuimbeleid niet aan de onlangs vernieuwde privacyregels. Ook het groeiende tekort aan bedrijfsartsen noopt tot aanpassingen in de aanpak. Daardoor zal in 2019 het thema ziekteverzuim hoog op de agenda staan. Waakzaamheid van de ondernemingsraad is geboden.

In de zomer van 2018 kwam het langverwachte schrijven uit van het ministerie van SZW over privacy bij ziekte. Organisaties van werkgevers en bedrijfsartsen hadden namelijk geklaagd over de in hun ogen te rigide privacyregels bij begeleiding van zieke werknemers. Ze gingen in overleg met de opsteller van die regels: de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Maar wat blijkt: in de nieuwe ‘Gezamenlijke uitleg‘ blijven de bestaande privacyregels onverminderd van kracht.

Privacyregels bij ziekte

Waar gaat het om? Twee jaar geleden nam de overheidsinstantie Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in haar uitgave ‘De zieke werknemer’ op dat een leidinggevende niet mag vragen welke handelingen een zieke medewerker wel of niet meer kan uitvoeren.
Deze richtlijn van de AP bleek niet vrijblijvend. Een zorginstelling waarvan het ziekteverzuimbeleid in strijd bleek met deze regels, kreeg van deze overheidsinstantie een dwangsom opgelegd. De instelling vocht dit aan bij twee rechters, verloor beide zaken en moest haar regeling intrekken.

‘Eigen regie’ staat onder druk

De onlangs opnieuw bevestigde privacyregels treffen met name de bedrijven en instellingen die bij ziekte het zogenaamde ‘eigen regie-model’ hanteren. De kern van deze verzuimaanpak is dat leidinggevende en zieke werknemer zelf kwesties rond ziekteverzuim oplossen, zo veel mogelijk zonder tussenkomst van een bedrijfsarts. Vandaar de benaming ‘eigen regie’.

Talloze reglementen moeten worden aangepast

In talloze verzuimreglementen staat dat de leidinggevende zal vragen naar de beperkingen en resterende arbeidsmogelijkheden van de zieke medewerker. Het eerste gesprek daarover vindt doorgaans telefonisch plaats, meteen na de ziekmelding.
Samen wordt vervolgens besproken op welke manier de werknemer eventueel dan toch nog productief kan zijn, bijvoorbeeld door thuiswerk of door het regelen van vervoer naar het werk.

Tot voor kort leefde de gedachte dat deze werkwijze geheel volgens de regels was. De leidinggevende vroeg immers niet naar de aard van de ziekte, dus was er geen schending van privacy. Maar dat blijkt dus een misvatting. Talloze ziekteverzuimreglementen moeten nu worden aangepast. En leidinggevenden moeten opnieuw worden geïnstrueerd.

Vrijwillig informatie geven mag wel

Op één onderdeel geeft de gezamenlijke uitleg van zomer 2018 een nieuw inzicht. Er is nadrukkelijker opgenomen dat een zieke medewerker wel uit eigen beweging aan de leidinggevende informatie mag doorgeven over resterende arbeidscapaciteit. Dat hoort zelfs bij goed werknemerschap.
Maar nadrukkelijk is gesteld dat er niet naar gevraagd mag worden en dat er geen druk op de zieke werknemer mag worden gelegd om deze informatie te verstrekken.

Een voorschrift in het ziekteverzuimreglement dat aangeeft dat na een ziektemelding besproken moeten worden wat de medewerker wel of niet meer kan, is dus uit den boze. Verder is aangegeven dat informatie die een medewerker uit eigen beweging verstrekt aan de leidinggevende, niet geregistreerd mag worden. Alleen de gemaakte werkafspraken mogen worden vastgelegd.

Het groeiende tekort aan bedrijfsartsen

Een andere actuele ontwikkeling komt voort uit het groeiende tekort aan bedrijfsartsen. Arbodiensten proberen het gat te vullen door minder opgeleide ‘arbo-artsen’ in te zetten voor spreekuren. En ook ‘verzuimconsulenten’ of ‘casemanagers’ in dienst van de arbodienst worden naar voren geschoven. Zij werken (op papier) onder toezicht van een bedrijfsarts.

Belangrijk hierbij is dat deze personen geen specialistische taken mogen verrichten, zoals diagnoses en probleemanalyses opstellen, sociaal-medisch overleg bijwonen of beroepsziekten melden. Voor zieke medewerkers moet bovendien duidelijk zijn met wie ze van doen hebben, zowel in een gesprek als aan de telefoon. Laat ook vastleggen dat ‘casemanagers’ van arbodiensten geen enkele taak mogen uitvoeren waarvoor medische kennis vereist is.

Een vragenlijst als vervanger van de bedrijfsarts?

Het kan nog vreemder. Een ondernemingsraad uit een dienstverlenend bedrijf is onlangs een vragenlijst van de arbodienst onder ogen gekomen, bestemd voor zieke medewerkers. Die lijst moet een gesprek met de bedrijfsarts zoveel mogelijk vervangen.
Negen dagen na de ziekmelding ontvangt de medewerker een lijst met maar liefst 94 vragen. De ondernemingsraad staat ronduit versteld van de vragen die daarin zijn opgenomen. Naast enkele vragen over gezondheid en werk bevat de lijst ook aankruisopties over ‘Persoonskenmerken’, zoals:

  • Ik heb moeite met het nemen van beslissingen 
  • Ik drink te veel alcohol
  • Ik ben te zwaar

Daarnaast worden zieke medewerkers, onder het kopje ‘Hoe voelt u zich?’, uitgenodigd om aan te geven in welke gemoedstoestand ze zich de afgelopen tijd bevonden. Enkele opmerkelijke antwoordmogelijkheden: 

  •  angstig voelen
  • mezelf waardeloos voelen 
  • denken: was ik maar dood
  • Na wat uitzoekwerk blijkt tot verbazing van de or dat iedere zieke medewerker na negen dagen alle vragen in moet vullen, ongeacht het ziektebeeld. Ook bijvoorbeeld na een beenbreuk.

Enkele vragen overslaan lukt niet, want dan kan de digitale vragenlijst niet verstuurd worden naar de arbodienst. En de medewerker wordt dan vervolgens geregistreerd als ‘niet meewerkend aan re-integratie’.
Ook blijkt de arbodienst het bedrijf op de hoogte te brengen als de zieke medewerker heeft ingevuld niet goed overweg te kunnen met zijn leidinggevende. De or gaat deze onverkwikkelijke zaak aan de kaak stellen bij bedrijfsleiding en arbodienst.

Ziekteverzuimbeleid en privacy: tips voor de ondernemingsraad

  • Ga na of het ziekteverzuimbeleid van jullie organisatie op papier en in de praktijk voldoet aan de privacyregels.
  • Kijk bijvoorbeeld wat er in het ziekteverzuimreglement staat over de onderwerpen die na een ziekmelding tussen de zieke medewerker en de leidinggevende besproken moet worden. En vraag leidinggevenden wat ze leren bij trainingen over verzuimaanpak.
  • Een handige manier om de discussie over privacy bij ziekte aan te zwengelen is om de bestuurder of HR de laatste versie van de privacyregels bij ziekte te verstrekken. Gebruik hiervoor het document ‘Gezamenlijke uitleg’.
  • Gebruik vervolgens het instemmingsrecht om afspraken te maken over aanpassing van andere zwakke punten in het huidige verzuimbeleid. Waak tenslotte voor ongewenste noodsprongen van arbodiensten om het gebrek aan bedrijfsartsen op te vangen.

 

Bron: ORNET.nl